Regulamin rejestracji i korzystania z usługi poczty elektronicznej w domenie adwokatura.pl

Wróć do listy dokumentów

REGULAMIN

Rejestracji i korzystania z usługi poczty elektronicznej

W domenie adwokatura.pl

Przedmiotem Regulaminu (zwanego dalej „Regulaminem”) jest ustalenie zasad rejestracji i korzystania z adresów poczty elektronicznej w domenie internetowej adwokatura.pl.

I. Postanowienia ogólne

1. Wyłącznie uprawnionym do słownego znaku towarowego „Adwokatura” – numer prawa wyłącznego: R.368461 – oraz wyłącznym posiadaczem domeny adwokatura.pl jest Naczelna Rada Adwokacka (NRA). Domena adwokatura.pl korzysta z infrastruktury technicznej i teleinformatycznej należącej do podmiotu wybranego przez Prezydium NRA (zwanego dalej „Usługodawcą”).
2. NRA zawiera z Usługodawcą umowę o umożliwienie świadczenia na rzecz członków Adwokatury usługi polegającej na możliwości korzystania z własnych kont e-mail w domenie adwokatura.pl. dostępnej jedynie dla członków Adwokatury, to jest adwokatów, prawników zagranicznych i aplikantów adwokackich zgodnie z niniejszym Regulaminem.
3. NRA umożliwia członkom Adwokatury zawarcie umowy na korzystanie z usługi założenia konta e-mail na zasadach ustalonych w niniejszym Regulaminie. Specyfikacja usługi określona jest przez Usługodawcę.
4. Usługobiorca ponosi całkowite koszty utrzymywania usługi utrzymania konta e-mail według stawek przewidzianych przez Usługodawcę dla danej usługi.
5. Usługa utrzymania konta e-mail wraz z adresem poczty elektronicznej w domenie adwokatura.pl służy jedynie do wykonywania czynności zawodowych adwokata lub odpowiednio prawnika zagranicznego, a w przypadku aplikanta adwokackiego do wykonywania czynności zawodowych związanych z zadaniami powierzonymi mu przez patrona w toku aplikacji lub przez innego adwokata, z którym dany aplikant współpracuje zgodnie z odrębnymi przepisami.

4. Usługobiorcą (zwanym dalej „Usługobiorcą”) usługi utrzymania konta e-mail (stroną umowy z Usługodawcą o świadczenie usługi utrzymania konta e-mail) oraz abonentem adresu poczty elektronicznej w domenie adwokatura.pl może być jedynie członek Adwokatury czynnie wykonujący zawód adwokata lub prawnika zagranicznego wpisanego na listę prawników zagranicznych z UE lub spoza UE lub aplikant adwokacki. W przypadku utraty przez Usługobiorcę statusu pozwalającego na używanie adresu poczty email w domenie adwokatura.pl, zgodnie z niniejszym Regulaminem Usługobiorca może używać tego adresu nie dłużej niż przez okres pozostały do wygaśnięcia umowy z Usługodawcą i nie dłużej niż przez 3 miesiące wyłącznie w celu poinformowania innych osób o wygaśnięciu konta. W przypadku określonym w zdaniu poprzednim Usługobiorcy nie przysługuje zwrot opłat od Usługodawcy w całości ani w części.

II. Administrator kont poczty elektronicznej prowadzonych w domenie adwokatura.pl

1. Prezydium NRA uchwałą powołuje i odwołuje Administratora kont poczty elektronicznej prowadzonych w domenie adwokatura.pl (zwanego dalej „Administratorem”), któremu powierza wykonywanie czynności związanych z rejestrowaniem oraz wyrejestrowywaniem usługi konta e-mail.
2. Prezydium NRA może wyznaczyć zastępcę Administratora kont poczty elektronicznej. (zwanego dalej „Zastępcą Administratora”).
3. Prezydium NRA może określić zasady dotyczące rejestracji i wyrejestrowywania usług konta e-mail w przypadku powołania Zastępcy Administratora.
4. Zastępca Administratora ma uprawnienia i obowiązki Administratora.
5. Administrator składa Prezydium NRA na bieżąco sprawozdania z wykonanej pracy.

III. Zasady tworzenia adresów poczty elektronicznej w domenie adwokatura.pl.

1.          1.         Adresy email tworzy się według ujednoliconego standardu:

a)      imię.nazwisko@adwokatura.pl, gdzie imię i nazwisko oznacza imię i nazwisko wnioskodawcy;

b)      jeżeli wnioskodawca posługuje się nazwiskiem wieloczłonowym może zdecydować o wyborze jednego członu nazwiska celem umieszczenia w adresie konta lub o umieszczeniu dwóch członów rozdzielonych myślnikiem (np.: jan.kowalski-malinowski@adwokatura.pl);

c)      w razie identyczności imienia i nazwiska wnioskującego z imieniem i nazwiskiem abonenta adresu zarejestrowanego wcześniej (nawet jeżeli poprzedni adres wygasł), w nowo rejestrowanym adresie po imieniu dodaje się pierwszą literę drugiego imienia oddzieloną z obydwu stron kropką (np.: jan.w.kowalski@adwokatura.pl). W razie istnienia już takiego adresu, względnie w braku drugiego imienia, po nazwisku dodaje się kolejną cyfrę arabską (np.: jan.kowalski2@adwokatura.pl).

d)      dopuszcza się zakładanie adresów związanych z pełnioną funkcją w organach Adwokatury, względnie w organach izb adwokackich, z tym zastrzeżeniem, iż adres winien odróżniać w sposób jednoznaczny jego użytkownika od innych użytkowników pełniących podobną funkcję w innych izbach (np.: dziekan.warszawa@adwokatura.pl, dziekan.bielsko-biala@adwokatura.pl). Do takich kont postanowienia niniejszego Regulaminu stosuje się odpowiednio, mając na uwadze zakres działalności samorządowej użytkownika konta email. Koszty takiego konta może pokrywać izba adwokacka lub NRA. Nie jest dopuszczalne używanie konta poczty email wskazującego na funkcję samorządową do działalności stricte zawodowej.

IV. Rejestracja usługi założenia konta e-mail i adresu poczty elektronicznej

1. Adres poczty elektronicznej w domenie adwokatura.pl rejestrowany jest w domenie adwokatura.pl przez Administratora na wniosek uprawnionego wnioskodawcy. Rejestracja adresu poczty elektronicznej przez Administratora jest bezpłatna (co nie dotyczy samej usługi utrzymania konta w domenie adwokatura.pl).
2. Wzór wniosku określa Prezydium NRA. Pola we wniosku oznaczone gwiazdką, jak też oświadczenia, są obligatoryjne do wypełnienia lub potwierdzenia i zawierają dane niezbędne do założenia konta e-mail.
3. Zeskanowany egzemplarz podpisanego ręcznie wniosku lub wniosek podpisany w postaci elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym należy wysłać na adres poczty elektronicznej: bazy@nra.pl. Do wniosku zeskanowanego należy dołączyć też wypełniony wniosek w wersji edytowalnej (w formacie.doc lub równorzędnym).
4. Adres e-mail może zostać zarejestrowany po otrzymaniu pisemnego wniosku i dokonaniu weryfikacji poprawności danych wniosku, w szczególności ustaleniu, że wnioskodawca spełnia warunki określone w niniejszym Regulaminie.
5. Administrator może wezwać wnioskodawcę do wyjaśnień lub zmiany wniosku w określonym przez siebie terminie, nie krótszym niż 7 dni, oraz pozostawić wniosek bez rozpoznania w przypadku uzasadnionego podejrzenia, że Wnioskodawca będzie naruszał postanowienia niniejszego Regulaminu, w szczególności gdy z okoliczności wynika, że konto poczty elektronicznej może służyć do innych celów niż świadczenie pomocy prawnej lub odpowiednio do działalności samorządowej.
6. Administrator weryfikuje dane wnioskodawcy wyłącznie w Krajowym Rejestrze Adwokatów i Aplikantów Adwokackich oraz przesyła wnioski do Usługodawcy celem utworzenia usługi utrzymania konta email w domenie adwokatura.pl. 
7. Wzory wniosków o założenie konta w domenie adwokatura.pl dostępne są w odpowiednio oznakowanej zakładce na stronie www.adwokatura.pl lub www.nra.pl wraz z aktualnym Regulaminem.
8. Rejestracja adresu e-mail nie pociąga za sobą zawarcia umowy o świadczenie przez Usługodawcę tej usługi na rzecz wnioskodawcy, które następuje zgodnie z regulaminem Usługodawcy po wpłaceniu kwoty abonamentu przez wnioskodawcę.
9. Wnioskodawca nieodwołalnie upoważnia NRA, Administratora oraz Zastępcę Administratora do rozwiązania umowy zawartej przez niego z Usługodawcą o utrzymanie konta w domenie adwokatura.pl w przypadku utraty prawa posługiwania się adresem w domenie adwokatura.pl zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu.
10. Od momentu zawarcia umowy na utrzymanie konta e-mail w domenie adwokatura.pl wnioskodawca staje się Usługobiorcą i jedynym uprawnionym do korzystania z tej usługi oraz posiada pełnię praw i obowiązków związanych z działaniem tej usługi.

V. Korzystanie z usługi utrzymania konta e-mail

1. Usługobiorca jest obowiązany do niezwłocznej zmiany hasła startowego przed pierwszym wysłaniem lub odebraniem wiadomości elektronicznej z użyciem konta e-mail.
2. W celu zachowania bezpieczeństwa, w szczególności nowego hasła, Usługobiorca jest obowiązany do stosowania „Dobrych praktyk dotyczących cyberbezpieczeństwa w działalności kancelarii adwokackich i pracy adwokata” przyjętych uchwałą 86/2023 NRA z 14 stycznia 2023 r.
3. Skutki braku zmiany hasła startowego lub ujawnienia hasła nieupoważnionym osobom trzecim w postaci ujawnienia osobie nieupoważnionej lub nieuprawnionej informacji przetwarzanych za pomocą usługi utrzymania konta e-mail obciążają wyłącznie Usługobiorcę i mogą podlegać odpowiedzialności dyscyplinarnej jako naruszenie tajemnicy adwokackiej.
4. Wyłączną odpowiedzialność za informacje przetwarzane za pomocą usługi utrzymania konta e-mail oraz ich ochronę przed nieuprawnionym lub nieupoważnionym dostępem ponosi Usługobiorca.
5. NRA nie bierze odpowiedzialności za przetwarzanie informacji w usłudze utrzymania konta e-mail, jak też nie zapewnia pomocy technicznej do usługi. Pytania oraz potrzebę pomocy Usługobiorca zgłasza bezpośrednio do Usługodawcy zgodnie z jego numerami kontaktowymi wskazanymi na odpowiedniej stronie Usługodawcy oraz stronie www.adwokatura.pl.
6. Usługobiorca zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia NRA o skreśleniu z listy adwokatów, prawników zagranicznych lub listy aplikantów oraz o utracie prawa do wykonywania zawodu. Jeżeli Usługobiorcą jest aplikant adwokacki, obowiązany jest on do powiadomienia NRA również o wpisie na listę adwokatów z podaniem numeru wpisu.
7. Administrator uprawniony jest do okresowej weryfikacji statusu Usługobiorcy w Krajowym Rejestrze Adwokatów i Aplikantów Adwokackich.
8. W razie zmiany danych osobowych Usługobiorcy Usługobiorca może utworzyć alias do konta w domenie adwokatura.pl zamiast rejestracji nowego adresu email. Wniosek o utworzenie aliasu do konta należy przesyłać bezpośrednio do Administratora. Do aliasu i do wniosku o utworzenie aliasu stosuje się odpowiednio przepisy niniejszego Regulaminu.

VI. Wyrejestrowanie konta pocztowego

1. Poza przypadkami określonymi przez Usługodawcę zakończenie usługi utrzymania konta email oraz wyrejestrowanie adresu e-mail następuje w następujących przypadkach:

a)      nieopłacenia usługi przez Usługobiorcę (w tym nieopłacenia jej na dalsze okresy utrzymania);

b)      rezygnacji Usługobiorcy z usługi;

c)      zawieszenia Usługobiorcy w wykonywaniu czynności zawodowych, z zastrzeżeniem że uzyskał on zezwolenie właściwego dziekana na wykonywanie innych czynności zawodowych;

d)      utraty przez Usługobiorcę statusu umożliwiającego posiadanie konta w domenie adwokatura.pl zgodnie z niniejszym Regulaminem, z zastrzeżeniem że uzyskał on zezwolenie właściwego dziekana na wykonywanie innych czynności zawodowych;

e)      naruszenia przez Usługobiorcę postanowień niniejszego Regulaminu.

1. Wyrejestrowanie usługi utrzymania konta e-mail oraz adresu email następuje przez Usługodawcę oraz Administratora.
2. W terminie nie krótszym niż 30 dni od dnia zaistnienia przesłanki do zaprzestania świadczenia usługi utrzymania konta e-mail oraz wyrejestrowania adresu e-mail umożliwia się dostęp do konta wyłącznie w celu pobrania zawartości skrzynki e-mail. Po tym czasie informacje przetwarzane za jej pomocą zostaną trwale skasowane. NRA ani Usługodawca nie ponoszą w takiej sytuacji odpowiedzialności za utratę ww. danych.
3. Administrator może zakończyć umowę Usługobiorcy z Usługodawcą oraz wyrejestrować adres email Usługodawcy gdy (i) konto zostało założone dla osoby nieuprawnionej w następstwie podstępu lub omyłkowo lub (ii) NRA stwierdzi, że w związku z użytkowaniem konta doszło do naruszenia prawa powszechnie obowiązującego.
4. W przypadku określonym w par. VI. Ust. 4 powyżej zawartość konta jest wydawana przez Usługodawcę NRA. NRA nie ma uprawnienia do odczytu danych.

VII. Zasady przetwarzania danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych wskazanych we wniosku o założenie konta pocztowego przesłanego przez wnioskodawcę jest Naczelna Rada Adwokacka z siedzibą w Warszawie, przy ul. Świętojerskiej 16, 00-202 Warszawa, e-mail: nra@nra.pl
2. W NRA został powołany Inspektor Ochrony Danych, z którym można kontaktować się w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania danych osobowych. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest pod adresem: iod@nra.pl lub Naczelna Rada Adwokacka, ul. Świętojerska 16, 00-202 Warszawa z dopiskiem „dla Inspektora Ochrony Danych”.
3. Administratorem danych osobowych osób trzecich (danych osobowych umieszczanych na serwerze Usługodawcy przez adwokata, aplikanta adwokackiego, inną upoważnioną osobę) jest odpowiednio adwokat, aplikant adwokacki lub inna upoważniona osoba.
4. W celu należytego wykonania usługi NRA korzysta z usług podmiotu wybranego przez Prezydium NRA, któremu przekazuje dane osobowe wnioskodawcy celem założenia konta poczty elektronicznej. Odbiorcą danych osobowych mogą być podmioty udzielające wsparcia NRA na zasadzie zleconych usług z którymi podpisane są odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, jak również instytucje oraz urzędy państwowe.
5. Podane dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c, e i f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych/ RODO) w celu podjęcia niezbędnych czynności prowadzących do założenia konta pocztowego w domenie @adwokatura.pl, czynności wynikających w trakcie świadczenia usługi konta pocztowego przez Usługodawcę, niezbędnych czynności po jej zakończeniu, w celu realizacji obowiązków księgowych i podatkowych, w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Podanie danych osobowych celem założenia konta jest dobrowolne, jednakże niezbędne celem świadczenia w/w usług.
6. W przypadku określonym w par. VI ust. 5 NRA przechowuje dane zawartości skrzynek jedynie w celu dowodowym na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c, e, f RODO, tj. na zasadach przetwarzania danych osobowych w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, realizacji obowiązków w interesie publicznych, a także z uwagi na prawnie uzasadniony interes NRA, jakim jest ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń.
7. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres świadczenia usługi konta pocztowego w domenie @adwokatura.pl na rzecz adwokata, aplikanta adwokackiego lub innej upoważnionej osoby, przez okres wymagany odpowiednimi przepisami prawa w tym przepisami prawa księgowego i podatkowego w odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków z ustawy o rachunkowości, przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego, a także przez okresy wskazane ustawą prawo o adwokaturze.
8. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych.
9. Dane osobowe nie są profilowane, w tym w stosunku do danych osobowych nie są podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany.
10. Adwokat, aplikant adwokacki, inna upoważniona osoba jest uprawniona do dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, prawo do przeniesienia danych.
11. Ponadto adwokatowi, aplikantowi adwokackiemu, innej upoważnionej osobie przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, ponieważ NRA przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora. W tej sytuacji adwokat aplikant adwokacki, inna upoważniona osoba ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jego/ jej danych osobowych z przyczyn związanych z jego/ jej szczególną sytuacją. NRA nie będzie można przetwarzać już tych danych, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności adwokata, aplikanta adwokackiego, innej upoważnionej osoby lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
12. Adwokat, aplikant adwokacki, inna upoważniona osoba ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego jeśli uważa, że przetwarzanie jego/ jej danych osobowych narusza przepisy RODO. Adres pocztowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Ponadto z Urzędem można skontaktować się za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej za pośrednictwem https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt
13. Przepisy niniejszego par. VII nie dotyczą danych osobowych umieszczonych w usłudze skrzynki email w ramach jej używania. Usługobiorca powinien zawrzeć odrębną umowę powierzenia danych z Usługodawcą jako procesorem danych osobowych, w szczególności na podstawie regulaminów Usługodawcy.

VIII. Postanowienia różne

1. Prezydium NRA może na bieżąco modyfikować postanowienia niniejszego Regulaminu lub dokonywać odstępstw indywidualnych od jego postanowień. O każdym takim przypadku Prezydium NRA powiadamia NRA na posiedzeniu plenarnym.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem podjęcia uchwały o jego przyjęciu.